CRM für Beratungsunternehmen

CRM für Beratungsunternehmen

Für Beratungsunternehmen dreht sich alles um Fachkompetenz und Vertrauen. Sie verkaufen kein Produkt, sondern Wissen, Beratung und Ergebnisse. Neue Aufträge entstehen aus Ihrem Netzwerk, Empfehlungen und langjährigen Beziehungen zu Auftraggebern. Verkaufsprozesse sind persönlich, erstrecken sich über mehrere Gespräche und Entscheidungsträger und dauern manchmal Monate. Dies erfordert einen vollständigen und aktuellen Überblick über jede Beziehung und jeden laufenden Prozess.

Ein CRM-System bündelt alle Ihre Kontakte, Gespräche und Aufträge an einem zentralen Ort. Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM für Ihr Beratungsunternehmen bedeutet, welche Module den Unterschied ausmachen und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Software achten sollten.

Was bedeutet CRM für Ihr Beratungsunternehmen?

Ein CRM-System erfasst jeden Kontakt mit einem Geschäftspartner oder Auftraggeber. Von Gesprächen und E-Mails über Angebote bis hin zu Terminen und laufenden Aufträgen. Jeder in Ihrem Büro sieht sofort, was gerade ansteht und was der nächste Schritt ist. Dadurch führen Sie gezieltere Gespräche und lassen keine einzige Chance ungenutzt.

Darüber hinaus sorgt CRM-Software für einen übersichtlichen Überblick über Ihre Pipeline und Ihre Kundenbeziehungen. Eine häufige Herausforderung in Beratungsunternehmen besteht darin, dass Berater ihr eigenes Netzwerk verwalten, wodurch Wissen schnell fragmentiert wird. Wenn ein Berater das Unternehmen verlässt, geht wertvolles Wissen mit ihm oder ihr verloren. Ein CRM-System erfasst dieses Wissen, sodass Kundenbeziehungen innerhalb Ihres Unternehmens stets gesichert bleiben. Sie treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten: Sie sehen, welche Projekte vielversprechend sind, welche eine Nachverfolgung erfordern und wie viel Umsatz Sie in der kommenden Periode erwarten.

CRM für Beratungsunternehmen

Die 7 wichtigsten CRM-Module für Beratungsunternehmen

CRM-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das bedeutet, dass das System aus verschiedenen Komponenten besteht, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich Ihres Unternehmens konzentrieren. Dies sind die 7 CRM-Module, die für Beratungsunternehmen den Unterschied ausmachen.

Achten Sie bei der Auswahl einer CRM-Software besonders auf die Skalierbarkeit und die Anbindung an Ihre anderen Systeme: Ein skalierbares CRM wächst mit Ihrer Agentur mit, beispielsweise wenn Sie neue Berater einstellen oder Ihr Leistungsangebot erweitern.

Beziehungs- und Netzwerkmanagement

Ihr Netzwerk ist die größte Quelle für neue Aufträge. Sie erfassen Kontakte, ehemalige Kollegen und Empfehlungen zusammen mit dem Kontext, woher Sie sie kennen und wann Sie zuletzt mit ihnen gesprochen haben, damit wertvolle Kontakte nicht zwischen aktiven Aufträgen untergehen.

Kundenbetreuung

Bei einem aktiven Auftraggeber haben Sie in der Regel mit mehreren Ansprechpartnern und Abteilungen zu tun. Das CRM fasst all diese Kontakte, laufenden Aufträge und Gespräche in einem Kundenprofil zusammen, sodass Sie wissen, an wen Sie sich innerhalb dieser Organisation wenden müssen und was gerade ansteht.

Lead-Management und Verkaufschancen

Verfolgen Sie jeden potenziellen Auftrag vom ersten Kontakt bis zum unterzeichneten Vertrag. In diesem Modul sehen Sie genau, in welcher Phase sich ein Projekt befindet, welche Aufmerksamkeit es erfordert und wie viel Umsatz sich in Ihrer Pipeline befindet. So bleibt keine einzige Chance aufgrund einer versäumten Nachverfolgung ungenutzt.

Angebots- und Angebotsmanagement

Erstellen Sie Angebote und Kostenvoranschläge direkt aus der Kundenakte heraus und verfolgen Sie den Status jeder Anfrage: Befindet sich diese noch in Bearbeitung oder wurde bereits zugestimmt? Sobald ein Auftraggeber unterschreibt, wandeln Sie das Angebot in einen Auftrag um – ohne Doppelarbeit oder manuelles Übertragen.

Aufgaben und Nachverfolgung

Jeder Termin, jede Rückrufbitte und jede Folgeaktion ist mit dem jeweiligen Kunden verknüpft. Das System versorgt Sie mit rechtzeitigen Erinnerungen, damit Sie Termine einhalten und sich Ihre Kunden ernst genommen fühlen.

E-Mail- und Kalenderverknüpfung

Ihre E-Mails und Ihr Kalender sind mit dem CRM verknüpft. Gesendete und empfangene Nachrichten werden automatisch der richtigen Kundenakte zugeordnet, sodass Sie die gesamte Korrespondenz stets an einem Ort finden. Dadurch können Kollegen den Kontakt bei Bedarf voneinander übernehmen.

Berichte und Dashboards

Messen Sie in Echtzeit die Leistung Ihres Büros: den Wert Ihrer offenen Angebote sowie den Umsatz pro Kunde und pro Berater. Übersichtliche Dashboards zeigen auf einen Blick, wo es gut läuft und wo Anpassungen erforderlich sind.

Die wichtigsten Vorteile von CRM für Beratungsunternehmen

Mit einem CRM-System wandeln Sie Beziehungen und Fachwissen in Struktur, Übersicht und mehr Aufträge um. Diese Vorteile machen sich unmittelbar in Ihrer Akquise und Ihrem Umsatz bemerkbar:

  • Sie schöpfen Ihr Netzwerk besser aus, da alle Kontakte und Gespräche an einem Ort gespeichert sind.
  • Ihr gesamtes Unternehmen arbeitet auf der Grundlage einer einheitlichen, aktuellen Kundenübersicht zusammen.
  • Wiederkehrende Vorgänge laufen automatisch ab, sodass Beratern mehr Zeit für Beratungen und Akquisen bleibt.
  • Sie verfolgen Angebote und Chancen zeitnah, sodass kein Auftrag unberücksichtigt bleibt.
  • Sie steuern Ihr Unternehmen auf der Grundlage messbarer Leistungen statt nach Bauchgefühl.
  • Das Wissen bleibt in Ihrem Büro erhalten, auch wenn ein Berater das Unternehmen verlässt.
  • Sie erweitern Ihr Dienstleistungsangebot bei bestehenden Auftraggebern gezielter.

Die Risiken einer übereilten CRM-Entscheidung

Ein CRM-System berührt den Kern Ihrer Geschäftsabläufe. Wenn Sie sich übereilt entscheiden, arbeiten Sie mit Software, die nicht zu Ihrer Arbeitsweise passt, bei der Integrationen fehlen und für deren Funktionen Sie bezahlen, ohne sie zu nutzen. Die Folge: Das Team ignoriert das System, Kundendaten werden verstreut und Aufträge werden dennoch außerhalb des Systems verwaltet.

Der Umstieg auf ein neues System ist sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig. Sie müssen Prozesse neu gestalten, Daten erneut übertragen und Ihr Team erneut schulen. Nehmen Sie sich daher Zeit für einen strukturierten Auswahlprozess und lassen Sie sich von einem Partner begleiten, der Sie dabei unterstützt.

Vermeiden Sie einen kostspieligen Fehltritt
Wir kennen den Markt und die Anbieter. Teilen Sie uns mit, was Ihre Agentur benötigt, dann vermitteln wir Ihnen kostenlos und unverbindlich mit den CRM-Systemen ab, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Dies sind die häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Entscheidung aufgrund einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck
  • Unterschätzung der Gesamtkosten des Projekts (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Nicht-Einbeziehung der Berater, die täglich mit dem CRM arbeiten, in die Auswahl
  • Unzureichende Berücksichtigung von Integrationen mit Ihrer E-Mail-Plattform, Ihrem Kalender und gegebenenfalls Ihrer Zeiterfassungs- oder Projektsoftware
  • Keine Festlegung klarer KPIs im Vorfeld: Wann ist das Projekt für Sie ein Erfolg?

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihre Agentur benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen ist groß, mit unzähligen Anbietern, die alle ihre eigenen Spezialgebiete haben. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie benötigen: Wie groß ist Ihre Agentur, wie verlaufen Ihre Vertriebsprozesse und welche Abläufe möchten Sie verbessern? Benötigen Sie Hilfe bei dieser Suche? Mit unserem Auswahltool ermitteln wir anhand einiger Fragen Ihren Softwarebedarf. So erstellen wir unverbindlich eine gezielte Auswahl der am besten geeigneten CRM-Anbieter.

Twee fabrieksarbeiders achter een laptop

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Was kostet ein CRM-System für ein Beratungsunternehmen?

Der Preis eines CRM-Systems hängt von der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Modulen und der Art und Weise ab, wie Sie das System implementieren. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abonnement pro Nutzer. Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Kosten für die Implementierung, die Datenmigration und Schulungen an.

Da die Kosten je nach Anbieter stark variieren und von der Größe Ihres Unternehmens abhängen, der Anzahl der Module und der erforderlichen Integrationen, nennen wir hier bewusst keinen festen Betrag. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisangabe, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist.

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung für ein Beratungsunternehmen?

Die Dauer hängt von der Größe Ihrer Agentur, der Anzahl der Integrationen und der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Eine Implementierung mit Standardeinstellungen ist innerhalb weniger Wochen abgeschlossen; ein Projekt mit mehreren Integrationen und einer umfangreichen Datenmigration dauert einige Monate.

Die größte Zeitersparnis liegt in der Vorbereitung. Erfassen Sie im Vorfeld Ihren Vertriebsprozess, Ihre Ziele und Ihre Datenstruktur. Je präziser diese Grundlage ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Implementierung.

Wann benötigt ein Beratungsunternehmen ein CRM-System?

Ihr Unternehmen benötigt ein CRM-System, sobald Kunden- und Kontaktdaten über einzelne Tabellenkalkulationen, E-Mail-Postfächer und die Netzwerke einzelner Berater verstreut sind. Wenn Angebote unberücksichtigt bleiben, die Nachverfolgung vom Gedächtnis abhängt oder Sie keinen Überblick über Ihre Pipeline haben, ist dies ein deutliches Signal.

Wachstum beschleunigt diesen Bedarf. Je mehr Kundenbeziehungen, Projekte und Berater Sie verwalten, desto unverzichtbarer wird ein zentrales System. Ein CRM sorgt für Struktur, Übersicht und Vorhersehbarkeit, sobald einzelne Tools an ihre Grenzen stoßen.

Verhindert ein CRM verpasste Aufträge und Umsatzverluste?

Ja. Ein CRM-System sorgt dafür, dass jeder Lead und jedes Angebot erfasst und rechtzeitig nachverfolgt wird. Sie sehen genau, welche Projekte Aufmerksamkeit erfordern, sodass kein Auftrag aufgrund einer vergessenen Nachverfolgung oder eines unvollständigen Kundenbildes liegen bleibt.

Darüber hinaus macht ein CRM sichtbar, wo Prozesse ins Stocken geraten und welche Kunden den größten Ertrag bringen. Sie nehmen auf der Grundlage von Fakten Anpassungen vor und konzentrieren sich auf die Chancen mit der höchsten Rendite.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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Wählen Sie Ihre Branche

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse unterscheiden sich je nach Branche. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher andere Funktionalitäten.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Wofür werden Sie das CRM-System hauptsächlich nutzen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Jede CRM-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System nutzen möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die genau in diesen Punkten herausragen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Möchten Sie das CRM-System mit anderer Software integrieren?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Die Integration des CRM mit anderen Programmen kann viele Vorteile bringen. Leider ist dies technisch gesehen nicht immer einfach, und einige Anbieter sind darin erfahrener als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dies bei der CRM-Auswahl berücksichtigt werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Wie viel Zeit möchten Sie für die Implementierung des CRM einplanen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Bei der CRM-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung einplanen möchten. Es gibt Anbieter, die Lösungen auf „Plug-and-Play"-Basis anbieten. Es wird kaum individuelle Anpassung vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Das ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell starten möchten, aber weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je mehr Zeit Sie sich nehmen, desto mehr Zeit bleibt, die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Müssen Stunden im CRM erfasst werden?

Haben Sie einen Außendienst, der mit dem CRM-System arbeiten muss?

An welche Art von Kunden liefern Sie?

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte?

Sind Sie international tätig?

Liegt ihr Hauptsitz in Deutschland?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie noch gezielter suchen. Wenn Sie gerade keine Antwort auf diese Fragen wissen, können Sie diese auch gerne überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie viele Personen die Software nutzen werden. In der Regel gilt: Je größer die Organisation, desto komplexer die Implementierung. Dies liegt nicht nur daran, dass alle Benutzer geschult werden müssen, sondern auch die Entscheidungsfindung unterscheidet sich oft von der kleinerer Unternehmen. Der Anbieter muss bei größeren Unternehmen besser mit längeren Entscheidungswegen und Implementierungszeiten umgehen können.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
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