Was ist Customer Relationship Management (CRM)?

Unternehmen stehen täglich mit Kunden, Interessenten und Partnern in Kontakt. Dabei fallen große Mengen an Informationen an, wie beispielsweise Kontaktdaten, Angebote, E-Mails, Termine und Verkaufschancen. Je mehr eine Organisation wächst, desto schwieriger wird es, all diese Informationen übersichtlich zu verwalten.

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) hilft Organisationen dabei, den Überblick über Kundenbeziehungen und Geschäftsprozesse zu behalten. CRM-Software bündelt Kundeninformationen, Kommunikationsverlauf und Vertriebsaktivitäten in einer zentralen Umgebung, sodass Mitarbeiter stets mit denselben aktuellen Daten arbeiten.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM genau ist, welche Vorteile und zu beachtenden Punkte CRM-Software mit sich bringt, welche Möglichkeiten es gibt und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Systemen achten sollten.

Warum sich Unternehmen für CRM entscheiden

In der Praxis arbeiten Unternehmen mit separaten Systemen für Kundenmanagement, E-Mails, Angebote und Vertriebsaktivitäten. Solange ein Unternehmen klein ist, bereitet dies oft kaum Probleme. Mit zunehmender Anzahl von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsprozessen wird es jedoch schwieriger, den Überblick zu behalten.

Kundeninformationen verteilen sich auf E-Mail-Postfächer, Tabellen und einzelne Anwendungen. Dadurch dauert das Auffinden von Daten länger und es besteht die Gefahr, dass wichtige Termine, Verkaufschancen oder Kundeninformationen verloren gehen.

Ein CRM-System bündelt diese Informationen in einer zentralen Umgebung. Dadurch verfügen die Mitarbeiter stets über dieselben aktuellen Daten, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Kundenbeziehungen besser verwaltet werden können.

Darüber hinaus sollte CRM-Software mit dem Unternehmen mitwachsen. Ob Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen, eine neue Niederlassung eröffnen oder Ihre Prozesse weiter automatisieren – ein skalierbares CRM-System unterstützt dieses Wachstum.

Medewerker op de computer in een kantoor

Die 8 wichtigsten CRM-Module

Viele CRM-Systeme sind modular aufgebaut und bestehen aus verschiedenen Komponenten, die jeweils einen bestimmten Geschäftsprozess unterstützen. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Anbieter und der Branche ab. In der Regel verfügen CRM-Systeme über folgende Funktionen.

Je nach Anbieter lassen sich CRM-Systeme zudem um zusätzliche Module erweitern, wie beispielsweise Projektmanagement, Vertragsmanagement, E-Mail-Marketing, mobile Anwendungen oder Anbindungen an ERP-Software.

Kontaktmanagement

Kundendaten, Ansprechpartner und Kommunikation zentral verwalten

Vertriebsmanagement

Leads, Verkaufschancen, Angebote und Kundentermine verwalten

Kundenservice

Kundenanfragen, Meldungen und Tickets erfassen und nachverfolgen

Marketing

Kampagnen verwalten, Zielgruppen segmentieren und Marketingaktivitäten automatisieren

Berichte und Analysen

Einblicke in Kunden, Vertriebsleistungen und Geschäftsergebnisse gewinnen

Kundensegmentierung und Zielgruppen

Kunden und Leads anhand von Merkmalen, Verhalten oder Lebenszyklusphase gruppieren, damit Kommunikation und Nachverfolgung gezielter erfolgen.

Dokumentenverwaltung

Angebote, Verträge und andere Dokumente zentral speichern und verwalten

Workflow-Automatisierung

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wie z. B. Lead-Nachverfolgung, Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen

Die wichtigsten Vorteile von CRM

Ein CRM-System hilft Unternehmen dabei, Kundeninformationen zentral verfügbar zu machen und Geschäftsprozesse besser zu organisieren. Dadurch entsteht mehr Übersicht und die Mitarbeiter arbeiten effizienter zusammen.

Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die zentrale Bereitstellung von Kundeninformationen können Unternehmen ihre Kundenbeziehungen besser pflegen und geschäftliche Chancen schneller nutzen. Vor allem bleibt dadurch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: den Kontakt zum Kunden.

Der Erfolg von CRM steht und fällt mit der richtigen Auswahl und Implementierung. Ein System, das nicht ausreichend auf die Arbeitsweise eines Unternehmens abgestimmt ist, führt zu geringer Nutzerakzeptanz, unvollständigen Kundendaten und verpassten geschäftlichen Chancen. Daher ist es wichtig, CRM-Lösungen sorgfältig zu vergleichen und im Vorfeld klare Anforderungen und Ziele festzulegen.

  • Alle Kundeninformationen befinden sich an einem zentralen Ort
  • Besserer Einblick in Verkaufschancen
  • Schnellere und bessere Nachverfolgung von Leads und Angeboten
  • Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen dank gemeinsamer Echtzeitdaten
  • Geringere Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern dank gemeinsamem Zugriff auf die aktuellsten Informationen
  • Zuverlässige Berichte und Managementinformationen
  • Weniger manueller Aufwand und weniger Fehler durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
  • Bessere Kontrolle über die Kundenzufriedenheit und das Beziehungsmanagement
Medewerker met een tablet in een kantoor

Die Risiken einer übereilten Softwareauswahl

Die Einführung von CRM-Software ist keine geringe Investition. Wenn Sie sich zu schnell entscheiden, sind Sie jahrelang an eine Software gebunden, die nicht zu Ihren Arbeitsprozessen passt. Die Folgen: eine mühsame, sich in die Länge ziehende Implementierung, Mitarbeiter, die das neue System meiden und Anpassungen, die den ursprünglichen Preis schnell verdoppeln.

Diese Fehler werden bei der CRM-Auswahl am häufigsten begangen:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Die Entscheidung auf der Grundlage einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck treffen
  • Branchenspezifischen Funktionen zu wenig Aufmerksamkeit schenken
  • Die Gesamtkosten unterschätzen (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Mitarbeiter zu spät oder zu wenig in die Auswahl einbeziehen

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihr Unternehmen benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen ist groß. Einige Lösungen wurden für bestimmte Branchen entwickelt, während andere CRM-Systeme für Unternehmen aus verschiedenen Branchen geeignet sind.

Die richtige Wahl hängt von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens , die Anzahl der Nutzer, die Komplexität Ihrer Prozesse und die gewünschten Funktionen ab. Auch Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Unterstützung bei der Implementierung spielen eine wichtige Rolle.

Bevor Sie CRM-Software vergleichen, ist es von entscheidender Bedeutung, klar zu erfassen, welche Prozesse Sie verbessern möchten und welche Anforderungen Sie an das System stellen. Denken Sie beispielsweise an Lead-Management, Marketing-Automatisierung, Kundenservice, Berichterstellung oder Anbindungen an andere Software.

Eine falsche Wahl bedeutet zusätzlichen Verwaltungsaufwand, eine eingeschränkte Akzeptanz bei den Nutzern und ein System, das nicht ausreichend auf den Arbeitsalltag abgestimmt ist. Daher lohnt es sich, CRM-Lösungen sorgfältig miteinander zu vergleichen.

Benötigen Sie Unterstützung bei dieser Suche? Mit unserem Auswahltool ermitteln wir anhand einer Reihe von Fragen Ihren Softwarebedarf. So erstellen wir kostenlos eine gezielte Auswahl der am besten geeigneten CRM-Anbieter.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung?
Das hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Prozesse ab. Eine einfache Implementierung dauert oft etwa einen Monat, große Projekte können schnell ein halbes Jahr oder länger in Anspruch nehmen.
Wann benötigt ein Unternehmen CRM?
Sobald Kundeninformationen über verschiedene Systeme verstreut sind oder es schwierig wird, Kundenbeziehungen, Verkaufschancen und die Kommunikation übersichtlich zu verwalten, bietet CRM-Software eine Lösung.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
Ein CRM-System konzentriert sich hauptsächlich auf Kundenbeziehungen, Vertrieb, Marketing und Kundenservice. ERP-Software unterstützt ein breiteres Spektrum an Geschäftsprozessen, wie beispielsweise Finanzen, Bestandsverwaltung, Planung, Produktion und Einkauf. Viele ERP-Systeme verfügen über ein integriertes CRM-Modul, doch ein spezialisiertes CRM-System bietet oft umfangreichere Funktionen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice.
Ist CRM-Software für kleine Unternehmen geeignet?
Auf jeden Fall. Ob Start-up, Einzelunternehmen oder multinationaler Konzern: Jedes Unternehmen kann von CRM-Software profitieren. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass CRM nur für große Organisationen gedacht sei oder dass es immer teuer sei. Das stimmt nicht: Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen, die sowohl hinsichtlich der Funktionalität als auch des Preises speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Einige Anbieter haben sich sogar darauf spezialisiert.
Was kostet ein CRM-System?

Die Kosten für ein CRM-System hängen stark von der Anzahl der Nutzer, der Branche, dem Lizenzmodell (SaaS vs. On-Premise) sowie von den gewünschten Funktionen ab.

Bei einem SaaS-CRM zahlen Sie monatliche Lizenzgebühren pro Benutzer sowie einmalige Implementierungskosten. Für ein kleines Team mit einer Handvoll Benutzern liegen die monatlichen Lizenzgebühren in der Regel im zweistelligen Euro-Bereich pro Benutzer. Bei einer Enterprise-Implementierung mit Hunderten von Benutzern, maßgeschneiderten Lösungen und Integrationen beläuft sich die Gesamtinvestition auf mehrere Hunderttausend Euro.

Da die Kosten je nach Anbieter, Lizenzmodell und Branche stark variieren, geben wir hier bewusst keinen festen Betrag an. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisindikation, die auf Ihre spezifische Situation und die für Sie relevanten Anbieter zugeschnitten ist.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Einfach und schnell

0541 96 25 90 16

Werktags: 09:00 – 17:00 Uhr

info@crmfuehrer.de

Werktags: innerhalb von 24 Stunden

Finden Sie die am besten geeigneten Softwareanbieter

CRM software compare