Was ist Customer Relationship Management (CRM)?

Unternehmen stehen täglich mit Kunden, Interessenten und Partnern in Kontakt. Dabei fallen große Mengen an Informationen an, wie beispielsweise Kontaktdaten, Angebote, E-Mails, Termine und Verkaufschancen. Je mehr eine Organisation wächst, desto schwieriger wird es, all diese Informationen übersichtlich zu verwalten.

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) hilft Organisationen dabei, den Überblick über Kundenbeziehungen und Geschäftsprozesse zu behalten. CRM-Software bündelt Kundeninformationen, Kommunikationsverlauf und Vertriebsaktivitäten in einer zentralen Umgebung, sodass Mitarbeiter stets mit denselben aktuellen Daten arbeiten.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM genau ist, welche Vorteile und zu beachtenden Punkte CRM-Software mit sich bringt, welche Möglichkeiten es gibt und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Systemen achten sollten.

Warum sich Unternehmen für CRM entscheiden

In der Praxis arbeiten Unternehmen mit separaten Systemen für Kundenmanagement, E-Mails, Angebote und Vertriebsaktivitäten. Solange ein Unternehmen klein ist, bereitet dies oft kaum Probleme. Mit zunehmender Anzahl von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsprozessen wird es jedoch schwieriger, den Überblick zu behalten.

Kundeninformationen verteilen sich auf E-Mail-Postfächer, Tabellen und einzelne Anwendungen. Dadurch dauert das Auffinden von Daten länger und es besteht die Gefahr, dass wichtige Termine, Verkaufschancen oder Kundeninformationen verloren gehen.

Ein CRM-System bündelt diese Informationen in einer zentralen Umgebung. Dadurch verfügen die Mitarbeiter stets über dieselben aktuellen Daten, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Kundenbeziehungen besser verwaltet werden können.

Darüber hinaus sollte CRM-Software mit dem Unternehmen mitwachsen. Ob Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen, eine neue Niederlassung eröffnen oder Ihre Prozesse weiter automatisieren – ein skalierbares CRM-System unterstützt dieses Wachstum.

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Die 8 wichtigsten CRM-Module

Viele CRM-Systeme sind modular aufgebaut und bestehen aus verschiedenen Komponenten, die jeweils einen bestimmten Geschäftsprozess unterstützen. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Anbieter und der Branche ab. In der Regel verfügen CRM-Systeme über folgende Funktionen.

Je nach Anbieter lassen sich CRM-Systeme zudem um zusätzliche Module erweitern, wie beispielsweise Projektmanagement, Vertragsmanagement, E-Mail-Marketing, mobile Anwendungen oder Anbindungen an ERP-Software.

Kontaktmanagement

Kundendaten, Ansprechpartner und Kommunikation zentral verwalten

Vertriebsmanagement

Leads, Verkaufschancen, Angebote und Kundentermine verwalten

Kundenservice

Kundenanfragen, Meldungen und Tickets erfassen und nachverfolgen

Marketing

Kampagnen verwalten, Zielgruppen segmentieren und Marketingaktivitäten automatisieren

Berichte und Analysen

Einblicke in Kunden, Vertriebsleistungen und Geschäftsergebnisse gewinnen

Kundensegmentierung und Zielgruppen

Kunden und Leads anhand von Merkmalen, Verhalten oder Lebenszyklusphase gruppieren, damit Kommunikation und Nachverfolgung gezielter erfolgen.

Dokumentenverwaltung

Angebote, Verträge und andere Dokumente zentral speichern und verwalten

Workflow-Automatisierung

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wie z. B. Lead-Nachverfolgung, Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen

Die wichtigsten Vorteile von CRM

Ein CRM-System hilft Unternehmen dabei, Kundeninformationen zentral verfügbar zu machen und Geschäftsprozesse besser zu organisieren. Dadurch entsteht mehr Übersicht und die Mitarbeiter arbeiten effizienter zusammen.

Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die zentrale Bereitstellung von Kundeninformationen können Unternehmen ihre Kundenbeziehungen besser pflegen und geschäftliche Chancen schneller nutzen. Vor allem bleibt dadurch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: den Kontakt zum Kunden.

Der Erfolg von CRM steht und fällt mit der richtigen Auswahl und Implementierung. Ein System, das nicht ausreichend auf die Arbeitsweise eines Unternehmens abgestimmt ist, führt zu geringer Nutzerakzeptanz, unvollständigen Kundendaten und verpassten geschäftlichen Chancen. Daher ist es wichtig, CRM-Lösungen sorgfältig zu vergleichen und im Vorfeld klare Anforderungen und Ziele festzulegen.

  • Alle Kundeninformationen befinden sich an einem zentralen Ort
  • Besserer Einblick in Verkaufschancen
  • Schnellere und bessere Nachverfolgung von Leads und Angeboten
  • Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen dank gemeinsamer Echtzeitdaten
  • Geringere Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern dank gemeinsamem Zugriff auf die aktuellsten Informationen
  • Zuverlässige Berichte und Managementinformationen
  • Weniger manueller Aufwand und weniger Fehler durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
  • Bessere Kontrolle über die Kundenzufriedenheit und das Beziehungsmanagement
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Die Risiken einer übereilten Softwareauswahl

Die Einführung von CRM-Software ist keine geringe Investition. Wenn Sie sich zu schnell entscheiden, sind Sie jahrelang an eine Software gebunden, die nicht zu Ihren Arbeitsprozessen passt. Die Folgen: eine mühsame, sich in die Länge ziehende Implementierung, Mitarbeiter, die das neue System meiden und Anpassungen, die den ursprünglichen Preis schnell verdoppeln.

Diese Fehler werden bei der CRM-Auswahl am häufigsten begangen:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Die Entscheidung auf der Grundlage einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck treffen
  • Branchenspezifischen Funktionen zu wenig Aufmerksamkeit schenken
  • Die Gesamtkosten unterschätzen (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Mitarbeiter zu spät oder zu wenig in die Auswahl einbeziehen

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihr Unternehmen benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen ist groß. Einige Lösungen wurden für bestimmte Branchen entwickelt, während andere CRM-Systeme für Unternehmen aus verschiedenen Branchen geeignet sind.

Die richtige Wahl hängt von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens , die Anzahl der Nutzer, die Komplexität Ihrer Prozesse und die gewünschten Funktionen ab. Auch Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Unterstützung bei der Implementierung spielen eine wichtige Rolle.

Bevor Sie CRM-Software vergleichen, ist es von entscheidender Bedeutung, klar zu erfassen, welche Prozesse Sie verbessern möchten und welche Anforderungen Sie an das System stellen. Denken Sie beispielsweise an Lead-Management, Marketing-Automatisierung, Kundenservice, Berichterstellung oder Anbindungen an andere Software.

Eine falsche Wahl bedeutet zusätzlichen Verwaltungsaufwand, eine eingeschränkte Akzeptanz bei den Nutzern und ein System, das nicht ausreichend auf den Arbeitsalltag abgestimmt ist. Daher lohnt es sich, CRM-Lösungen sorgfältig miteinander zu vergleichen.

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Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung?
Das hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Prozesse ab. Eine einfache Implementierung dauert oft etwa einen Monat, große Projekte können schnell ein halbes Jahr oder länger in Anspruch nehmen.
Wann benötigt ein Unternehmen CRM?
Sobald Kundeninformationen über verschiedene Systeme verstreut sind oder es schwierig wird, Kundenbeziehungen, Verkaufschancen und die Kommunikation übersichtlich zu verwalten, bietet CRM-Software eine Lösung.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
Ein CRM-System konzentriert sich hauptsächlich auf Kundenbeziehungen, Vertrieb, Marketing und Kundenservice. ERP-Software unterstützt ein breiteres Spektrum an Geschäftsprozessen, wie beispielsweise Finanzen, Bestandsverwaltung, Planung, Produktion und Einkauf. Viele ERP-Systeme verfügen über ein integriertes CRM-Modul, doch ein spezialisiertes CRM-System bietet oft umfangreichere Funktionen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice.
Ist CRM-Software für kleine Unternehmen geeignet?
Auf jeden Fall. Ob Start-up, Einzelunternehmen oder multinationaler Konzern: Jedes Unternehmen kann von CRM-Software profitieren. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass CRM nur für große Organisationen gedacht sei oder dass es immer teuer sei. Das stimmt nicht: Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen, die sowohl hinsichtlich der Funktionalität als auch des Preises speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Einige Anbieter haben sich sogar darauf spezialisiert.
Was kostet ein CRM-System?

Die Kosten für ein CRM-System hängen stark von der Anzahl der Nutzer, der Branche, dem Lizenzmodell (SaaS vs. On-Premise) sowie von den gewünschten Funktionen ab.

Bei einem SaaS-CRM zahlen Sie monatliche Lizenzgebühren pro Benutzer sowie einmalige Implementierungskosten. Für ein kleines Team mit einer Handvoll Benutzern liegen die monatlichen Lizenzgebühren in der Regel im zweistelligen Euro-Bereich pro Benutzer. Bei einer Enterprise-Implementierung mit Hunderten von Benutzern, maßgeschneiderten Lösungen und Integrationen beläuft sich die Gesamtinvestition auf mehrere Hunderttausend Euro.

Da die Kosten je nach Anbieter, Lizenzmodell und Branche stark variieren, geben wir hier bewusst keinen festen Betrag an. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisindikation, die auf Ihre spezifische Situation und die für Sie relevanten Anbieter zugeschnitten ist.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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Wählen Sie Ihre Branche

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse unterscheiden sich je nach Branche. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher andere Funktionalitäten.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Wofür werden Sie das CRM-System hauptsächlich nutzen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Jede CRM-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System nutzen möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die genau in diesen Punkten herausragen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Möchten Sie das CRM-System mit anderer Software integrieren?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Die Integration des CRM mit anderen Programmen kann viele Vorteile bringen. Leider ist dies technisch gesehen nicht immer einfach, und einige Anbieter sind darin erfahrener als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dies bei der CRM-Auswahl berücksichtigt werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Wie viel Zeit möchten Sie für die Implementierung des CRM einplanen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Bei der CRM-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung einplanen möchten. Es gibt Anbieter, die Lösungen auf „Plug-and-Play"-Basis anbieten. Es wird kaum individuelle Anpassung vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Das ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell starten möchten, aber weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je mehr Zeit Sie sich nehmen, desto mehr Zeit bleibt, die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Müssen Stunden im CRM erfasst werden?

Haben Sie einen Außendienst, der mit dem CRM-System arbeiten muss?

An welche Art von Kunden liefern Sie?

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte?

Sind Sie international tätig?

Liegt ihr Hauptsitz in Deutschland?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie noch gezielter suchen. Wenn Sie gerade keine Antwort auf diese Fragen wissen, können Sie diese auch gerne überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie viele Personen die Software nutzen werden. In der Regel gilt: Je größer die Organisation, desto komplexer die Implementierung. Dies liegt nicht nur daran, dass alle Benutzer geschult werden müssen, sondern auch die Entscheidungsfindung unterscheidet sich oft von der kleinerer Unternehmen. Der Anbieter muss bei größeren Unternehmen besser mit längeren Entscheidungswegen und Implementierungszeiten umgehen können.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
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