CRM für Callcenter

CRM für Callcenter

In einem Callcenter zählt jede Sekunde. Ihre Mitarbeiter führen den ganzen Tag über Gespräche und benötigen bei jedem Anruf sofort die richtigen Informationen. Ein Kunde, der seine Geschichte jedes Mal neu erzählen muss oder ständig zu lange warten muss, gibt schnell auf.

Ein CRM-System bündelt alle Kundendaten und den Gesprächsverlauf an einem zentralen Ort und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter vor jedem Gespräch Zugriff auf den vollständigen Kontext haben. Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM für Ihr Callcenter bedeutet, welche Module den Unterschied ausmachen und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Software achten sollten.

Was bedeutet CRM für Ihr Callcenter?

CRM-Software erfasst jede Interaktion mit einem Kunden: Telefonate, E-Mails, Käufe und frühere Anfragen. Sobald ein Kunde anruft, erkennt das System die Telefonnummer und die vollständige Historie wird auf dem Bildschirm angezeigt. Ihr Mitarbeiter hat sofort Zugriff auf relevante Informationen und muss nicht erst danach fragen.

Darüber hinaus verbindet CRM das Callcenter mit dem Rest Ihres Unternehmens. Marketing, Vertrieb und Kundenservice arbeiten auf der Grundlage desselben Kundenprofils mit denselben Daten. Dadurch knüpfen Telefonate an frühere Kontakte an und Entscheidungen werden auf der Grundlage von Fakten getroffen, nicht aufgrund von Bauchgefühl. Sie sehen genau, wie viele Anrufe eingehen, wie lange ein Gespräch durchschnittlich dauert und wo Verbesserungsbedarf besteht.

CRM für Callcenter

Die 7 wichtigsten CRM-Module für Callcenter

CRM-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das bedeutet, dass das System aus verschiedenen Komponenten besteht, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich Ihres Unternehmens konzentrieren. Dies sind die 7 CRM-Module, die für Ihr Callcenter den Unterschied ausmachen.

Achten Sie bei der Auswahl einer CRM-Software besonders auf die Skalierbarkeit: Ein skalierbares System wächst mit Ihrem Unternehmen mit, beispielsweise wenn Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen.

Telefonie-Integration

Ihre Telefonanlage ist direkt mit dem CRM verbunden. Sobald ein Kunde anruft, erkennt das System die Nummer und die vollständige Kundenakte erscheint sofort auf dem Bildschirm des Mitarbeiters. So weiß der Mitarbeiter sofort, wer anruft, noch bevor das Gespräch beginnt.

Kundenübersicht

Sie sehen die gesamte Historie eines Kunden auf einem Bildschirm. Frühere Gespräche, Käufe, offene Fragen/Beschwerden und vereinbarte Termine: Sie können dem Kunden sofort helfen, ohne dass dieser seine Geschichte erneut erzählen muss.

Anrufskripte

Viele CRM-Systeme für Callcenter bieten ein Skript an, das den Mitarbeiter während des Gesprächs unterstützt und mit den Daten des Anrufers vorbelegt ist. Bei fortgeschritteneren Systemen passt sich das Skript den Antworten des Kunden an, sodass automatisch die passende Folgefrage angezeigt wird.

Gesprächsaufzeichnung

Jedes Gespräch wird unter der entsprechenden Kundenakte gespeichert. Warum hat der Kunde angerufen, welche Vereinbarungen wurden getroffen und wie geht es nun weiter? Im Anschluss versendet das System automatisch eine Bestätigung und legt die vereinbarten Folgeaufgaben an. Einige Systeme zeichnen das Gespräch zudem zu Schulungszwecken und zur Qualitätssicherung auf. Ruft der Kunde später zurück, übernimmt ein Kollege die Angelegenheit nahtlos .

Anruflisten und Kampagnen

Für ausgehende Anrufe erstellen Sie gezielte Anruflisten auf der Grundlage von Kundendaten und Segmenten. Das System schlägt Ihnen die richtigen Kontakte zum richtigen Zeitpunkt vor, sodass Ihr Team strukturiert eine Kampagne abarbeitet, anstatt wahllos anzurufen.

Anrufverteilung

Eingehende Anrufe werden automatisch an den richtigen Mitarbeiter oder die richtige Abteilung weitergeleitet, je nach Thema oder Kunde. So wird der Anrufer auf Anhieb mit der richtigen Person verbunden, ohne unnötige Weiterleitungen oder Wartezeiten.

Berichte und Dashboards

Sie messen in Echtzeit die Leistung Ihres Callcenters: die durchschnittliche Wartezeit, die Bearbeitungszeit pro Gespräch, die Anzahl der Fragen, die auf Anhieb geklärt werden, sowie die Kundenzufriedenheit. Übersichtliche Dashboards zeigen auf einen Blick, wo alles gut läuft und wo Anpassungen erforderlich sind.

Die wichtigsten Vorteile von CRM für Callcenter

Mit einem CRM-System nutzen Sie Kundendaten für kürzere, effektivere Gespräche. Diese Vorteile machen sich unmittelbar sowohl in der Zufriedenheit Ihrer Kunden als auch in der Produktivität Ihres Teams bemerkbar:

  • Mitarbeiter können Anrufern schneller helfen, da die gesamte Kundenhistorie sofort auf dem Bildschirm angezeigt wird.
  • Anrufer müssen ihre Geschichte nicht bei jedem Mitarbeiter, mit dem sie sprechen, erneut erzählen.
  • Marketing, Vertrieb und Kundenservice arbeiten auf der Grundlage einer gemeinsamen Echtzeit-Kundenübersicht zusammen
  • Gesprächsskripte sorgen für eine gleichbleibende Qualität bei jedem Gespräch.
  • Wiederkehrende Vorgänge laufen automatisch ab, sodass den Mitarbeitern mehr Zeit für das eigentliche Gespräch bleibt.
  • Sie steuern anhand messbarer Leistungskennzahlen wie Wartezeit, Bearbeitungszeit und Kundenzufriedenheit.
  • Die Kundenbindung steigt, da sich Anrufer schnell und gut betreut fühlen.

Die Risiken einer übereilten CRM-Entscheidung

Ein CRM-System berührt den Kern Ihres Callcenter-Betriebs. Wenn Sie Ihre Entscheidung übereilt treffen, arbeiten Sie mit Software, die nicht zu Ihren Prozessen passt, bei der Integrationen fehlen und für deren Funktionen Sie bezahlen, ohne sie zu nutzen. Die Folge: Das Team ignoriert das System, Kundendaten werden verstreut und Gespräche werden dennoch außerhalb des Systems erfasst. Der Wechsel zu einem neuen System ist sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig.

Sie müssen Prozesse neu gestalten, Daten erneut übertragen und Ihr Team erneut schulen. Nehmen Sie sich daher Zeit für einen strukturierten Auswahlprozess und lassen Sie sich von einem Partner begleiten, der Sie dabei unterstützt.

Vermeiden Sie einen kostspieligen Fehltritt
Wir kennen den Markt und die Anbieter. Teilen Sie uns mit, was Ihr Callcenter benötigt, dann finden wir für Sie kostenlos und unverbindlich die passenden CRM-Systeme.

Dies sind die häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Entscheidung aufgrund einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck
  • Die Gesamtkosten des Projekts unterschätzen (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Das Callcenter-Team, das täglich mit dem CRM arbeitet, nicht in die Auswahl einbeziehen
  • Integrationen mit Ihrer Telefonanlage, Ihrer E-Mail-Plattform und gegebenenfalls Ihrem ERP-System nicht ausreichend berücksichtigen
  • Keine klaren KPIs im Voraus festlegen: Wann ist das Projekt für Sie ein Erfolg?

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihr Unternehmen benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen -Systemen ist groß und es gibt unzählige Anbieter, die alle ihre eigenen Spezialgebiete haben. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie benötigen: Wie groß ist Ihr Callcenter, führen Sie hauptsächlich eingehende oder ausgehende Anrufe durch und welche Prozesse möchten Sie verbessern? Benötigen Sie Hilfe bei dieser Suche? Mit unserem Auswahltool ermitteln wir anhand einer Reihe von Fragen Ihre Softwareanforderungen. So erstellen stellen wir unverbindlich eine gezielte Auswahl der am besten geeigneten CRM-Anbieter zusammen.

Twee fabrieksarbeiders achter een laptop

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Was kostet ein CRM-System für ein Callcenter?

Der Preis eines CRM-Systems hängt von der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Modulen und der Art und Weise ab, wie Sie das System implementieren. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abonnement pro Nutzer. Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Kosten für die Implementierung, die Anbindung an Ihre Telefonanlage, die Datenmigration und Schulungen an.

Da die Kosten je nach CRM-Anbieter stark variieren und von der Größe Ihres Callcenters, der Anzahl der Module sowie den erforderlichen Integrationen abhängen, nennen wir hier bewusst keinen festen Betrag. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie einen Preisindikator, der auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist.

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung für ein Callcenter?

Die Durchlaufzeit hängt von der Größe Ihres Callcenters, der Anzahl der Integrationen und der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Eine Implementierung mit Standardeinstellungen ist innerhalb weniger Wochen realisiert; ein Projekt mit Anbindung an Ihre Telefonzentrale, mehrere Integrationen und eine umfangreiche Datenmigration dauert einige Monate.

Die größte Zeitersparnis liegt in der Vorbereitung. Erfassen Sie im Vorfeld Ihre Gesprächsabläufe, Skripte und Datenstruktur. Je präziser diese Grundlage ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Implementierung.

Wann benötigt ein Callcenter ein CRM-System?

Ihr Callcenter benötigt ein CRM-System, sobald Kundendaten über verschiedene Systeme verstreut sind und Ihre Mitarbeiter während eines Gesprächs nach Informationen suchen müssen. Wenn Anrufer ihre Geschichte immer wieder neu erzählen müssen, die Wartezeiten steigen oder Sie keinen Überblick über Ihr Gesprächsaufkommen haben, ist das ein deutliches Signal.

Wachstum beschleunigt diesen Bedarf. Je mehr Anrufe, Kanäle und Mitarbeiter Sie verwalten, desto unverzichtbarer wird ein zentrales System. Ein CRM sorgt für Struktur, Übersicht und Messbarkeit, sobald einzelne Tools an ihre Grenzen stoßen.

Verbessert ein CRM die Bearbeitungszeit und die Kundenzufriedenheit?

Ja. Ein CRM zeigt Ihren Mitarbeitern bei jedem Gespräch sofort die vollständige Kundenakte an, wodurch Gespräche kürzer und zielgerichteter verlaufen. Die automatische Anrufverteilung leitet Anrufer direkt zum richtigen Mitarbeiter weiter und Anrufskripte sorgen dafür, dass niemand einen wichtigen Schritt überspringt.

Darüber hinaus macht ein CRM Ihre Leistungen messbar: Sie sehen Wartezeiten, Bearbeitungszeiten und Kundenzufriedenheit in Echtzeit. Sie nehmen Anpassungen auf der Grundlage von Fakten vor und steigern so nachhaltig die Qualität Ihrer Gespräche.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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Wählen Sie Ihre Branche

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse unterscheiden sich je nach Branche. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher andere Funktionalitäten.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Wofür werden Sie das CRM-System hauptsächlich nutzen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Jede CRM-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System nutzen möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die genau in diesen Punkten herausragen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Möchten Sie das CRM-System mit anderer Software integrieren?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Die Integration des CRM mit anderen Programmen kann viele Vorteile bringen. Leider ist dies technisch gesehen nicht immer einfach, und einige Anbieter sind darin erfahrener als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dies bei der CRM-Auswahl berücksichtigt werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Wie viel Zeit möchten Sie für die Implementierung des CRM einplanen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Bei der CRM-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung einplanen möchten. Es gibt Anbieter, die Lösungen auf „Plug-and-Play"-Basis anbieten. Es wird kaum individuelle Anpassung vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Das ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell starten möchten, aber weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je mehr Zeit Sie sich nehmen, desto mehr Zeit bleibt, die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Müssen Stunden im CRM erfasst werden?

Haben Sie einen Außendienst, der mit dem CRM-System arbeiten muss?

An welche Art von Kunden liefern Sie?

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte?

Sind Sie international tätig?

Liegt ihr Hauptsitz in Deutschland?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie noch gezielter suchen. Wenn Sie gerade keine Antwort auf diese Fragen wissen, können Sie diese auch gerne überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie viele Personen die Software nutzen werden. In der Regel gilt: Je größer die Organisation, desto komplexer die Implementierung. Dies liegt nicht nur daran, dass alle Benutzer geschult werden müssen, sondern auch die Entscheidungsfindung unterscheidet sich oft von der kleinerer Unternehmen. Der Anbieter muss bei größeren Unternehmen besser mit längeren Entscheidungswegen und Implementierungszeiten umgehen können.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
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