CRM für den Kundenservice

CRM für den Kundenservice

Der Kundenservice bestimmt, wie Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen. Eine einzige schlechte Erfahrung kostet Vertrauen, während eine schnelle und kompetente Antwort dafür sorgt, dass die Kunden zu Ihnen zurückkehren. Und das erfordert ein umfassendes Bild von jedem Kunden in dem Moment, in dem eine Anfrage bei Ihnen eingeht.

Ein CRM-System bündelt alle Kundendaten und Kontakte an einem zentralen Ort und bildet so die Grundlage für einen schnellen, persönlichen und konsistenten Service. Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM für Ihren Kundenservice bedeutet, welche Module den Unterschied ausmachen und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Software achten sollten.

Was bedeutet CRM für Ihren Kundenservice?

CRM-Software erfasst jeden Kontakt mit einem Kunden: Telefonate, E-Mails, Chat-Nachrichten, Käufe und frühere Anfragen an den Kundenservice. Sobald ein Kunde Kontakt aufnimmt, hat der Mitarbeiter die gesamte Historie sofort zur Hand. Der Kunde muss daher seine Geschichte nicht jedes Mal neu erzählen, wodurch Sie Anfragen schneller und persönlicher lösen können.

Darüber hinaus verbindet CRM den Kundenservice mit Marketing und Vertrieb: Alle Abteilungen arbeiten auf der Grundlage desselben Kundenprofils. Mit CRM leiten Sie diese Teams auf der Grundlage von Fakten: Sie sehen, welche Fragen immer wieder auftauchen, wo die größten Engpässe liegen und wie Ihr Team Leistung erbringt.

CRM für den Kundenservice

Die 7 wichtigsten CRM-Module für den Kundenservice

CRM-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das bedeutet, dass das System aus verschiedenen Komponenten besteht, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich Ihres Unternehmens konzentrieren. Dies sind die 7 CRM-Module, die für Ihren Kundenservice den Unterschied ausmachen.

Achten Sie bei der Auswahl einer CRM-Software besonders auf die Skalierbarkeit: Ein skalierbares System wächst mit Ihrem Unternehmen mit, beispielsweise wenn Sie neue Servicekanäle hinzufügen oder zusätzliche Mitarbeiter einstellen.

Kundenanfragen-Management

Jede Kundenanfrage wird automatisch als separate Meldung, auch „Ticket“ genannt, erfasst. Sie verfolgen die Bearbeitung dieser Anfrage von Anfang bis Ende anhand eines Status (gelöst, in Bearbeitung usw.) und einer Priorität. So stellen Sie sicher, dass nichts liegen bleibt oder doppelt bearbeitet wird. Bestätigungen und Erinnerungen versendet das System automatisch.

Kundenprofil

Sie sehen die gesamte Historie jedes Kunden auf einem Bildschirm: frühere Käufe, Kontakte und laufende Angelegenheiten. So haben Sie sofort den Überblick über die Situation und können dem Kunden helfen, ohne zunächst zahlreiche Fragen stellen zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Wissen dadurch nicht bei einem einzelnen Mitarbeiter verbleibt. Ist jemand krank oder im Urlaub, übernimmt ein Kollege den Fall problemlos.

Kanalmanagement

Ihre Kunden kontaktieren Sie per Telefon, E-Mail, Chat oder über soziale Medien. Alle diese Kanäle werden in einer einzigen Umgebung zusammengeführt, sodass der Kunde selbst entscheiden kann, wie er Kontakt aufnimmt und überall die gleiche Antwort erhält.

Wissensdatenbank

Eine Wissensdatenbank liefert Kunden Antworten auf häufig gestellte Fragen. Dadurch können Sie einfache Angelegenheiten selbst lösen, wodurch Ihr Team mehr Zeit für komplexere Fragen bleibt.

Servicevereinbarungen (SLAs)

Legen Sie fest, innerhalb welcher Frist Sie auf eine Anfrage reagieren und in welcher Zeit Sie diese lösen. Diese Servicevereinbarungen, manchmal auch als SLAs bezeichnet, werden vom System automatisch überwacht. Wenn die Frist abzulaufen droht, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Erinnerung, den Fall zu bearbeiten.

Zuweisung und Weiterleitung

Jede eingehende Anfrage wird automatisch an den richtigen Mitarbeiter oder die richtige Abteilung weitergeleitet, je nach Thema oder Kunde. So gelangt eine Anfrage auf Anhieb an die richtige Stelle und nichts bleibt liegen, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt.

Berichte und Dashboards

Dank Echtzeit-Berichten können Sie die Leistung Ihres Kundenservice-Teams messen: Wie schnell wird reagiert, innerhalb welcher Frist werden Anfragen geklärt und wie zufrieden sind die Kunden mit dem Unternehmen? Übersichtliche Dashboards zeigen auf einen Blick, wo alles gut läuft und wo Anpassungen erforderlich sind.

Die wichtigsten Vorteile von CRM für den Kundenservice

Mit einem CRM-System setzen Sie Kundendaten in einen schnelleren, persönlichen Service um. Diese Vorteile spiegeln sich unmittelbar in der Zufriedenheit Ihrer Kunden und in der Produktivität Ihres Teams wider:

  • Sie lösen Anfragen schneller, da die gesamte Kundenhistorie sofort einsehbar ist.
  • Kunden erhalten über alle Kanäle hinweg dieselbe einheitliche Antwort.
  • Marketing, Vertrieb und Kundenservice arbeiten auf Basis einer gemeinsamen Echtzeit-Kundenübersicht zusammen.
  • Wiederkehrende Vorgänge laufen automatisch ab, sodass Ihrem Team Zeit für komplexe Fragen bleibt.
  • Self-Service und eine Wissensdatenbank reduzieren die Anzahl wiederholter, einfacher Fragen.
  • Sie treffen Entscheidungen auf der Grundlage messbarer Leistungskennzahlen wie Reaktionszeit und Kundenzufriedenheit.
  • Die Kundenbindung steigt, da sich die Kunden gehört und gut betreut fühlen.

Die Risiken einer übereilten CRM-Entscheidung

Ein CRM-System berührt den Kern Ihres Kundenservicebetriebs. Wenn Sie sich zu voreilig entscheiden, arbeiten Sie mit Software, die nicht zu Ihren Prozessen passt, bei der Integrationen fehlen und für deren Funktionen Sie bezahlen, ohne sie zu nutzen. Die Folge: Das Team ignoriert das System, Kundendaten werden fragmentiert und Anfragen werden dennoch außerhalb des Systems bearbeitet.

Der Wechsel zu einem neuen System ist sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig. Sie müssen ihre Prozesse neu gestalten, Daten müssen erneut übertragen werden und das Team muss neu geschult werden. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, sich Zeit für den Auswahlprozess zu nehmen und sich von einem Partner begleiten zu lassen, der Sie dabei unterstützt.

Vermeiden Sie einen kostspieligen Fehltritt
Wir kennen den Markt und die Anbieter. Teilen Sie uns, was Ihr Kundenservice benötigt, dann empfehlen wir Ihnen kostenlos und unverbindlich die CRM-Systeme, die dazu passen.

Dies sind die häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Entscheidung aufgrund einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck
  • Unterschätzung der Gesamtkosten des Projekts (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Das Serviceteam, das täglich mit dem CRM arbeitet, wird nicht in die Entscheidung einbezogen
  • Unzureichende Berücksichtigung von Integrationen mit Ihrer Telefonie, E-Mail-Plattform, Website und gegebenenfalls ihrem ERP-System
  • Keine klaren KPIs im Voraus festlegen: Wann gilt das Projekt für Sie als Erfolg?

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt daher mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihr Unternehmen benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen ist groß, mit unzähligen Anbietern, die alle ihre eigenen Spezialgebiete haben. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie benötigen: Wie groß ist Ihr Serviceteam, über welche Kanäle unterstützen Sie Ihre Kunden und welche Prozesse möchten Sie verbessern? Benötigen Sie Unterstützung bei dieser Suche? Mit unserem Auswahltool ermitteln wir anhand einer Reihe von Fragen Ihre Softwareanforderungen. So erstellen wir unverbindlich eine gezielte Auswahl der am besten geeigneten CRM-Anbieter.

Twee fabrieksarbeiders achter een laptop

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Was kostet ein CRM-System für den Kundenservice?

Der Preis eines CRM-Systems hängt von der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Modulen und der Art der Nutzung ab. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abonnement pro Nutzer. Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Kosten für die Implementierung, die Datenmigration und Schulungen an.

Da die Kosten je nach CRM-Anbieter stark variieren und von der Größe Ihres Teams, der Anzahl der Module sowie den erforderlichen Integrationen abhängen, nennen wir hier bewusst keinen festen Betrag. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisindikation, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist.

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung für den Kundenservice?

Die Durchlaufzeit hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Servicekanäle und der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Eine Implementierung mit Standardeinstellungen ist innerhalb weniger Wochen abgeschlossen; ein Projekt mit mehreren Kanälen, Integrationen und einer umfangreichen Datenmigration dauert einige Monate.

Die größte Zeitersparnis liegt in der Vorbereitung. Erfassen Sie im Vorfeld Ihre Serviceprozesse, Kanäle und Datenstruktur. Je präziser diese Grundlage ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Implementierung.

Wann benötigt eine Kundenserviceabteilung ein CRM-System?

Ihr Kundenservice benötigt ein CRM-System, sobald Kundendaten über einzelne Tabellen, E-Mail-Postfächer und andere externe Tools verstreut sind. Wenn Kunden ihre Anliegen immer wieder neu schildern müssen, Anfragen unbeantwortet bleiben oder Sie keinen Überblick über Ihre Antwortzeiten haben, ist dies ein deutliches Signal.

Wachstum beschleunigt diesen Bedarf. Je mehr Kunden, Kanäle und Anfragen Sie bearbeiten, desto unverzichtbarer wird ein zentrales System. Ein CRM sorgt für Struktur, Übersicht und Messbarkeit, sobald einzelne Tools an ihre Grenzen stoßen.

Verbessert ein CRM die Reaktionszeit und die Kundenzufriedenheit?

Ja. Ein CRM-System stellt Ihren Mitarbeitern sofort die vollständige Kundenhistorie zur Verfügung, sodass sie Anfragen schneller und persönlicher bearbeiten können. Automatische Zuweisungen und Weiterleitungen sorgen dafür, dass keine einzige Anfrage unbeantwortet bleibt und eine Wissensdatenbank dient als Auffangnetz für einfache Fragen.

Darüber hinaus macht ein CRM Ihre Leistungen sichtbar: Sie sehen Reaktionszeiten, Lösungszeiten und Kundenzufriedenheit in Echtzeit. Anpassungen erfolgen auf der Grundlage von Fakten, wodurch Sie die Qualität Ihres Kundenservices nachhaltig steigern.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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Wählen Sie Ihre Branche

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse unterscheiden sich je nach Branche. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher andere Funktionalitäten.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Wofür werden Sie das CRM-System hauptsächlich nutzen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Jede CRM-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System nutzen möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die genau in diesen Punkten herausragen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Möchten Sie das CRM-System mit anderer Software integrieren?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Die Integration des CRM mit anderen Programmen kann viele Vorteile bringen. Leider ist dies technisch gesehen nicht immer einfach, und einige Anbieter sind darin erfahrener als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dies bei der CRM-Auswahl berücksichtigt werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Wie viel Zeit möchten Sie für die Implementierung des CRM einplanen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Bei der CRM-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung einplanen möchten. Es gibt Anbieter, die Lösungen auf „Plug-and-Play"-Basis anbieten. Es wird kaum individuelle Anpassung vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Das ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell starten möchten, aber weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je mehr Zeit Sie sich nehmen, desto mehr Zeit bleibt, die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Müssen Stunden im CRM erfasst werden?

Haben Sie einen Außendienst, der mit dem CRM-System arbeiten muss?

An welche Art von Kunden liefern Sie?

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte?

Sind Sie international tätig?

Liegt ihr Hauptsitz in Deutschland?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie noch gezielter suchen. Wenn Sie gerade keine Antwort auf diese Fragen wissen, können Sie diese auch gerne überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie viele Personen die Software nutzen werden. In der Regel gilt: Je größer die Organisation, desto komplexer die Implementierung. Dies liegt nicht nur daran, dass alle Benutzer geschult werden müssen, sondern auch die Entscheidungsfindung unterscheidet sich oft von der kleinerer Unternehmen. Der Anbieter muss bei größeren Unternehmen besser mit längeren Entscheidungswegen und Implementierungszeiten umgehen können.
Sabine Fischer
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