CRM für NGOs und gemeinnützige Organisationen

CRM für NGOs und gemeinnützige Organisationen

Für NGOs und gemeinnützige Organisationen dreht sich alles um Ihre Mission und die Menschen, die diese ermöglichen. Spender, Freiwillige und Partner erwarten, dass Sie sorgfältig mit ihren Beiträgen umgehen, dass Sie zeigen, was Sie damit erreichen und dass sie sich wertgeschätzt werden. Gleichzeitig arbeiten Sie an der Mittelbeschaffung und müssen Rechenschaft ablegen – und das mit begrenzter Zeit und begrenzten Mitteln. Dies erfordert einen vollständigen und aktuellen Überblick über jede Beziehung und jeden Beitrag.

Ein CRM-System bündelt alle Ihre Beziehungen, Kontakte und Spenden an einem zentralen Ort. Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM für Ihre Organisation bedeutet, welche Module den Unterschied ausmachen und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Software achten sollten.

Was bedeutet CRM für Ihre NGO oder gemeinnützige -Profit-Organisation?

CRM-Software erfasst jeden Kontakt mit einem Spender, Freiwilligen oder Partner. Dazu gehören Spenden, Anmeldungen, E-Mails und Anfragen. Jeder in Ihrer Organisation sieht auf einen Blick, was bei jeder Beziehung vorgefallen ist. Dadurch kommunizieren Sie schneller und persönlicher und zeigen, welche Wirkung ein Beitrag hat.

Darüber hinaus bringt CRM Struktur in Ihr Fundraising und Ihre Rechenschaftslegung. Spenden, Zusagen und Kampagnen erfassen Sie an einem Ort und nicht in einzelnen Excel-Tabellen und E-Mail-Postfächern. So behalten Sie den Überblick über Ihre Einnahmen, erkennen, welche Kampagnen am meisten einbringen und treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten. Ihre Rechenschaftslegung gegenüber Förderern, Aufsichtsbehörden und Ihren treuen Anhängern untermauern Sie mit zuverlässigen Daten.

CRM für NGOs und gemeinnützige Organisationen

Die 7 wichtigsten CRM-Module für NGOs und gemeinnützige Organisationen

CRM-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das bedeutet, dass das System aus verschiedenen Komponenten besteht, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich Ihrer Organisation konzentrieren. Dies sind die 7 CRM-Module, die für NGOs und gemeinnützige Organisationen den Unterschied ausmachen.

Achten Sie bei der Auswahl einer CRM-Software besonders auf die Skalierbarkeit, die Datenschutzgarantien und die Anbindung an Ihre anderen Systeme, wie beispielsweise Ihre Buchhaltung und Ihre Zahlungsdienstleister: Da Sie personenbezogene Daten und Spenden verarbeiten, sind die Einhaltung der DSGVO und eine sichere Verarbeitung unverzichtbar.

Beziehungs- und Spendenmanagement

Alle Daten Ihrer Spender, ehrenamtlichen Mitarbeiter und Partner befinden sich an einem zentralen Ort: Kontaktdaten, Spenden und Kommunikationsverlauf werden in Echtzeit erfasst und aktualisiert. Dadurch arbeiten alle in Ihrer Organisation mit denselben aktuellen Informationen und jeder ist über den Stand der Dinge informiert.

Spenden- und Zuwendungsmanagement

Erfassen Sie jede Spende: von einer einmaligen Spende bis hin zu regelmäßigen Zuwendungen. Das System verarbeitet Zahlungen, erkennt wiederkehrende Spenden und macht sichtbar, wer wann wie viel gespendet hat. So wissen Sie genau, wer Ihre wichtigsten Spender sind.

Spendenakquise und Kampagnen

Planen, verwalten und analysieren Sie Ihre Kampagnen aus einer einzigen Umgebung heraus. Sie sehen pro Kampagne, wie viel gesammelt wurde, wer gespendet hat und welche Strategie am effektivsten ist. So können Sie Ihre Ressourcen so effektiv wie möglich einsetzen.

Kommunikation und Newsletter

Versenden Sie zielgerichtete E-Mails, Newsletter und Dankesnachrichten auf der Grundlage von Daten wie Engagement, Interessen oder der Anzahl der Spenden . So erhalten Ihre Kontakte Nachrichten, die für sie relevant sind, anstatt einer allgemeinen Botschaft für alle.

Freiwilligenmanagement

Verwalten Sie Ihre Freiwilligen, deren Verfügbarkeit und deren Einsatz an einem Ort. Weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zu und behalten Sie so den Überblick darüber, wer wo aktiv ist, damit Sie Ihre Freiwilligen gezielt einsetzen und ihr Engagement aufrechterhalten können.

Veranstaltungen und Anmeldungen

Verwalten Sie Benefizaktionen, Treffen und andere Aktivitäten über eine einzige Plattform. Teilnehmer melden sich online an, spenden oder bezahlen direkt und erhalten automatisch eine Bestätigung, während Sie den Überblick über Anmeldungen und den Erlös behalten.

Berichte und Dashboards

Sie messen in Echtzeit die Leistung Ihrer Organisation: den Erlös pro Kampagne, die Anzahl der Spender, wiederkehrende Spenden sowie das Engagement Ihrer Spender und Freiwilligen. Übersichtliche Dashboards zeigen auf einen Blick, wo es gut läuft und wo Anpassungen erforderlich sind.

Die wichtigsten Vorteile von CRM für NGOs und gemeinnützige Organisationen

Ein CRM-System verschafft Ihnen den Überblick über Ihre Daten, stärkt das Engagement Ihrer Spender und steigert den Ertrag für Ihre Mission. Diese Vorteile machen sich unmittelbar in Ihrer Spendenakquise und der Arbeitsbelastung Ihres Teams bemerkbar:

  • Sie halten Ihre Kontaktdaten mühelos auf dem neuesten Stand, da alle Daten an einem Ort gespeichert sind.
  • Ihre gesamte Organisation arbeitet gemeinsam auf der Grundlage einer einheitlichen, aktuellen Übersicht über Spender und Freiwillige.
  • Sie kommunizieren zielgerichtet und persönlich, wodurch sich Spender wertgeschätzt fühlen.
  • Wiederkehrende Vorgänge laufen automatisch ab, sodass Ihr Team mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt.
  • Sie erkennen, welche Kampagnen den größten Ertrag bringen und setzen Ihre Ressourcen gezielt ein.
  • Sie untermauern Ihre Rechenschaftslegung mit zuverlässigen, messbaren Daten.
  • Die Spenderbindung steigt, da sich die Spender wahrgenommen und eingebunden fühlen.

Die Risiken einer übereilten CRM-Entscheidung

Ein CRM-System berührt den Kern Ihrer Geschäftsabläufe. Wenn Sie sich übereilt entscheiden, arbeiten Sie mit einer Software, die nicht zu Ihrer Arbeitsweise passt, bei der Integrationen fehlen und für deren Funktionen Sie bezahlen, ohne sie zu nutzen. Die Folge: Das Team ignoriert das System, Daten werden verstreut und Spenden sowie Beziehungen werden weiterhin außerhalb des Systems verwaltet.

Der Umstieg auf ein neues System ist sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig. Sie müssen Prozesse neu gestalten, Daten erneut übertragen und Ihr Team erneut schulen. Für eine Organisation, die sorgfältig mit ihren Ressourcen umgeht, wiegt ein Fehltritt besonders schwer. Nehmen Sie sich daher Zeit für einen strukturierten Auswahlprozess und lassen Sie sich von einem Partner begleiten, der Sie dabei unterstützt.

Vermeiden Sie einen kostspieligen Fehltritt
Wir kennen den Markt und die Anbieter. Teilen Sie uns mit, was Ihr Unternehmen benötigt, dann schlagen wir Ihnen kostenlos und unverbindlich die passenden CRM-Systeme vor.

Dies sind die häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Die Entscheidung auf der Grundlage einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck treffen
  • Die Gesamtkosten des Projekts unterschätzen (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Die Personen, die täglich mit dem CRM arbeiten, wie Mitarbeiter und ehrenamtliche Helfer, nicht in die Entscheidung einbeziehen
  • Unzureichende Berücksichtigung der Anbindungen an Ihre Buchhaltung, Ihre Website und Ihre Zahlungsdienstleister sowie der Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und DSGVO
  • Keine klare Zielsetzung im Vorfeld: Wann ist das Projekt für Sie ein Erfolg?

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihre Organisation benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen ist groß, mit unzähligen Anbietern, die alle ihre eigenen Spezialgebiete haben. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie benötigen: Wie groß ist Ihr Spenderbestand, wie werben Sie Spenden an und welche Prozesse möchten Sie verbessern? Benötigen Sie Hilfe bei dieser Suche? Mit unserem Auswahltool ermitteln wir anhand einiger Fragen Ihren Softwarebedarf. So erstellen wir unverbindlich eine gezielte Auswahl der am besten geeigneten CRM-Anbieter.

Twee fabrieksarbeiders achter een laptop

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Was kostet ein CRM-System für eine NGO oder eine gemeinnützige Organisation?

Der Preis eines CRM-Systems hängt von der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Modulen und der Art und Weise, wie Sie das System implementieren wollen, ab. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abonnement pro Nutzer und einige bieten spezielle Tarife für gemeinnützige Organisationen an. Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Kosten für die Implementierung, die Datenmigration und Schulungen an.

Da die Kosten je nach Anbieter stark variieren und von der Größe Ihrer Organisation, der Anzahl der Module sowie den erforderlichen Integrationen abhängen, nennen wir hier bewusst keinen festen Betrag. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisindikation, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist.

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung für eine NGO oder gemeinnützige Organisation?

Die Durchlaufzeit hängt von der Größe Ihrer Organisation, der Anzahl der Integrationen und der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Eine Implementierung mit Standardeinstellungen ist innerhalb weniger Wochen abgeschlossen; ein Projekt mit mehreren Integrationen und einer umfangreichen Datenmigration dauert einige Monate.

Die größte Zeitersparnis liegt in der Vorbereitung. Erfassen Sie im Vorfeld Ihr Kundenmanagement, Ihren Fundraising-Prozess und Ihre Datenstruktur genau. Je präziser diese Grundlage ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Implementierung.

Wann benötigt eine NGO oder gemeinnützige Organisation ein CRM-System?

Ihre Organisation benötigt ein CRM-System, sobald sich Daten von Spendern und Freiwilligen über einzelne Tabellen, E-Mail-Postfächer und die Köpfe einzelner Mitarbeiter verteilen. Wenn Spenden nicht rechtzeitig bedankt werden, Kampagnen schwer zu überblicken sind oder Sie keinen Überblick über Ihre Einnahmen und Ihre Spender haben, ist dies ein deutliches Signal.

Wachstum beschleunigt diesen Bedarf. Je mehr Spender, Kampagnen und ehrenamtliche Mitarbeiter Sie verwalten, desto unverzichtbarer wird ein zentrales System. Ein CRM sorgt für Struktur und Übersicht, sobald einzelne Tools an ihre Grenzen stoßen.

Verhindert ein CRM, dass Spender abspringen?

Ja. Ein CRM-System erfasst jeden Kontakt mit einem Spender und macht sichtbar, wie engagiert jemand ist: Spendet er regelmäßig, reagiert er auf Kampagnen und öffnet er Ihre Nachrichten? So erkennen Sie rechtzeitig, wenn ein Spender abwandern könnte und ergreifen gezielte Maßnahmen, beispielsweise mit einem persönlichen Dankeschön oder einer passenden Nachricht.

Darüber hinaus hilft Ihnen ein CRM dabei, Spendern zu zeigen, welche Wirkung ihr Beitrag hat. Sie nehmen auf der Grundlage von Fakten Anpassungen vor und arbeiten so systematisch daran, treue und engagierte Spender zu gewinnen.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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Wählen Sie Ihre Branche

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse unterscheiden sich je nach Branche. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher andere Funktionalitäten.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Wofür werden Sie das CRM-System hauptsächlich nutzen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Jede CRM-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System nutzen möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die genau in diesen Punkten herausragen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Möchten Sie das CRM-System mit anderer Software integrieren?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Die Integration des CRM mit anderen Programmen kann viele Vorteile bringen. Leider ist dies technisch gesehen nicht immer einfach, und einige Anbieter sind darin erfahrener als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dies bei der CRM-Auswahl berücksichtigt werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Wie viel Zeit möchten Sie für die Implementierung des CRM einplanen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Bei der CRM-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung einplanen möchten. Es gibt Anbieter, die Lösungen auf „Plug-and-Play"-Basis anbieten. Es wird kaum individuelle Anpassung vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Das ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell starten möchten, aber weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je mehr Zeit Sie sich nehmen, desto mehr Zeit bleibt, die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Müssen Stunden im CRM erfasst werden?

Haben Sie einen Außendienst, der mit dem CRM-System arbeiten muss?

An welche Art von Kunden liefern Sie?

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte?

Sind Sie international tätig?

Liegt ihr Hauptsitz in Deutschland?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie noch gezielter suchen. Wenn Sie gerade keine Antwort auf diese Fragen wissen, können Sie diese auch gerne überspringen.
Sabine Fischer
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Softwareexperte

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie viele Personen die Software nutzen werden. In der Regel gilt: Je größer die Organisation, desto komplexer die Implementierung. Dies liegt nicht nur daran, dass alle Benutzer geschult werden müssen, sondern auch die Entscheidungsfindung unterscheidet sich oft von der kleinerer Unternehmen. Der Anbieter muss bei größeren Unternehmen besser mit längeren Entscheidungswegen und Implementierungszeiten umgehen können.
Sabine Fischer
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