CRM für den öffentlichen Sektor

CRM für den öffentlichen Sektor

Im öffentlichen Sektor steht der Bürger im Mittelpunkt. Bürger, Unternehmer und Organisationen erwarten eine schnelle, klare und korrekte Dienstleistung, unabhängig davon, über welchen Kanal sie Kontakt aufnehmen. Gleichzeitig müssen Sie gesetzliche Fristen, strenge Datenschutzvorschriften und begrenzte Ressourcen einhalten. Dies erfordert ein vollständiges und aktuelles Bild jedes Kontakts und jedes Vorgangs.

Ein CRM-System bündelt alle Kontakte, Anfragen und sonstigen Vorgänge in einer zentralen Umgebung. Auf dieser Seite erfahren Sie, was CRM für den öffentlichen Sektor bedeutet, welche Module den Unterschied ausmachen und worauf Sie beim Vergleich von CRM-Software achten sollten.

Was bedeutet CRM für den öffentlichen Sektor?

CRM-Software erfasst alle Kontakte mit Bürgern oder Organisationen: Telefonate, E-Mails, Besuche am Schalter, Meldungen und Anfragen. Sobald jemand Kontakt aufnimmt, sieht der Mitarbeiter die vollständige Historie auf dem Bildschirm. Dadurch muss der Bürger seine Geschichte nicht erneut erzählen und Anfragen werden schneller und sorgfältiger bearbeitet.

Darüber hinaus bringt CRM Struktur in Ihre Dienstleistungen. Jede Frage, Meldung oder Anfrage wird als Vorgang mit einem Verantwortlichen, einem Status und einer Bearbeitungsfrist erfasst. So überwachen Sie gesetzliche Bearbeitungsfristen, verhindern, dass ein Vorgang zwischen den Abteilungen hängen bleibt und legen Rechenschaft anhand zuverlässiger Daten ab. Datenschutzrelevante Informationen verwalten Sie innerhalb eines einzigen Systems, mit klaren Vereinbarungen darüber, wer welche Daten einsehen darf.

CRM für den öffentlichen Sektor

Die 7 wichtigsten CRM-Module für den öffentlichen Sektor

CRM -Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das bedeutet, dass das System aus verschiedenen Komponenten besteht, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich Ihrer Organisation konzentrieren. Dies sind die 7 wichtigsten CRM-Module, die für den öffentlichen Sektor den Unterschied ausmachen.

Achten Sie bei der Auswahl einer CRM-Software besonders auf die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen und darauf, wie der Datenschutz gewährleistet wird . Im öffentlichen Sektor arbeiten Sie mit personenbezogenen Daten, daher sind die Einhaltung der DSGVO und ein sicherer Zugriff unverzichtbar.

Kontakterfassung

Jede Interaktion mit einem Bürger wird erfasst und der entsprechenden Akte zugeordnet, einschließlich des Anlasses, des Kommunikationskanals und der getroffenen Vereinbarungen. So hat jeder Mitarbeiter Einblick in die vollständige Historie und der Bürger muss seine Geschichte nicht immer wieder neu erzählen.

Fallmanagement

Jede Frage, Meldung oder Anfrage wird zu einem Fall, den Sie von Anfang bis Ende verfolgen. Jedem Fall wird ein Verantwortlicher zugewiesen und dank Statusangaben und Fristen stellen Sie sicher, dass nichts liegen bleibt und jeder weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist.

Kanalmanagement

Bürger nehmen auf verschiedene Weise Kontakt auf: per Telefon, E-Mail, am Schalter, über ein Formular auf Ihrer Website oder über eine App. Alle diese Kanäle werden in einer einzigen Umgebung zusammengeführt, sodass der Bürger selbst entscheiden kann, auf welchem Weg er Kontakt aufnimmt. Sie sorgen anschließend dafür, dass der Bürger überall die gleiche Antwort erhält.

Wissensdatenbank und Selbstbedienung

Eine Wissensdatenbank bietet Bürgern und Mitarbeitern eindeutige Antworten auf häufig gestellte Fragen. Bürger regeln einfache Angelegenheiten selbst über die Website und Ihr Team kann sich weiterhin auf komplexere Sachverhalte konzentrieren.

Fristüberwachung

Viele Angelegenheiten unterliegen einer gesetzlich vorgeschriebenen Bearbeitungsfrist. Das CRM-System überwacht diese Fristen automatisch und warnt rechtzeitig, wenn sich eine Frist nähert. So werden Angelegenheiten rechtzeitig bearbeitet.

Zuweisung und Weiterleitung

Jede eingehende Anfrage oder Meldung wird je nach Thema automatisch an die richtige Abteilung oder den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. So gelangt eine Angelegenheit auf Anhieb an die richtige Stelle und nichts bleibt liegen, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt.

Berichte und Dashboards

Messen Sie in Echtzeit die Leistung Ihrer Organisation: von der Anzahl der Kontakte pro Kanal und der durchschnittlichen Bearbeitungszeit bis hin zur Zufriedenheit der Bürger. Übersichtliche Dashboards zeigen auf einen Blick, wo alles gut läuft und wo Anpassungen erforderlich sind.

Die wichtigsten Vorteile von CRM für den öffentlichen Sektor

Mit einem CRM-System wandeln Sie verstreute Informationen in einen schnellen, sorgfältigen und transparenten Service um. Diese Vorteile spiegeln sich unmittelbar in der Zufriedenheit der Bürger und der Arbeitsbelastung Ihres Teams wider:

  • Sie haben direkten Zugriff auf die gesamte Historie eines Antragstellers, wodurch Sie dessen Anliegen schneller bearbeiten können.
  • Die Bürger müssen ihre Geschichte nicht bei jedem Mitarbeiter, mit dem sie sprechen, erneut erzählen.
  • Ihre gesamte Organisation arbeitet auf der Grundlage eines zentralen, aktuellen Kundenprofils zusammen.
  • Sie überwachen gesetzliche Fristen automatisch, sodass kein Fall zu spät bearbeitet wird.
  • Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, wodurch Ihrem Team mehr Zeit für komplexe Fälle bleibt.
  • Entscheidungen werden auf der Grundlage zuverlässiger, messbarer Daten getroffen.
  • Die Zufriedenheit der Bürger steigt, da sie schnell und korrekt unterstützt werden.

Die Risiken einer übereilten CRM-Entscheidung

Ein CRM-System berührt den Kern Ihrer Dienstleistungen. Wenn Sie sich übereilt entscheiden, erhalten Sie am Ende eine Software, die nicht zu Ihren Prozessen passt, bei der Integrationen fehlen und für deren Funktionen Sie bezahlen, ohne sie zu nutzen. Die Folge: Das Team ignoriert das CRM, Daten werden verstreut und Angelegenheiten werden letztendlich doch außerhalb des Systems abgewickelt.

Der Wechsel zu einem neuen System ist sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig. Sie müssen Prozesse neu einrichten, Daten erneut übertragen und Ihr Team erneut schulen. Nehmen Sie sich daher Zeit für einen strukturierten Auswahlprozess und lassen Sie sich von einem Partner begleiten, der Sie dabei unterstützt.

Vermeiden Sie einen kostspieligen Fehltritt
Wir kennen den Markt und die Anbieter. Teilen Sie uns mit, was Ihr Unternehmen benötigt, dann finden wir für Sie kostenlos und unverbindlich die passenden CRM-Systeme.

Dies sind die häufigsten Fehler bei der CRM-Auswahl:

  • Zu wenige CRM-Anbieter vergleichen
  • Die Entscheidung auf der Grundlage einer beeindruckenden Demo, eines bekannten Namens oder aus Zeitdruck treffen
  • Die Gesamtkosten des Projekts unterschätzen (Implementierung, Schulung, Lizenzen und Wartung)
  • Die Mitarbeiter, die täglich mit dem CRM arbeiten, nicht in die Entscheidung einbeziehen
  • Unzureichende Berücksichtigung von Integrationen mit bestehenden Systemen sowie der Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und DSGVO
  • Keine klaren KPIs im Voraus festlegen: Wann ist das Projekt für Sie ein Erfolg?

Eine gute, wohlüberlegte Entscheidung beginnt mit einer ehrlichen Analyse dessen, was Ihr Unternehmen benötigt. Nicht nur jetzt, sondern auch in drei bis fünf Jahren.

CRM-Software vergleichen

Das Angebot an CRM-Systemen ist groß, mit unzähligen Anbietern, die alle ihre eigenen Spezialgebiete haben. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie benötigen: Wie groß ist Ihr Unternehmen, welche Kanäle bieten Sie an und welche Prozesse möchten Sie verbessern? Benötigen Sie Hilfe bei dieser Suche? Mit unserem Auswahltool ermitteln wir anhand einiger Fragen Ihren Softwarebedarf. So erstellen wir unverbindlich eine gezielte Auswahl der am besten geeigneten CRM-Anbieter.

Twee fabrieksarbeiders achter een laptop

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum CRM Führer und unserer Arbeitsweise

Was kostet ein CRM-System für den öffentlichen Sektor?

Der Preis eines CRM-Systems hängt von der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Modulen und der Art und Weise ab, wie Sie das System implementieren. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abonnement pro Nutzer. Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Kosten für die Implementierung, die Datenmigration und Schulungen an.

Da die Kosten je nach Anbieter stark variieren und von der Größe Ihrer Organisation, der Anzahl der Module sowie den erforderlichen Integrationen abhängen, nennen wir hier bewusst keinen festen Betrag. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie einen Preisindikator, der auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist.

Wie lange dauert eine CRM-Implementierung für den öffentlichen Sektor?

Die Durchlaufzeit hängt von der Größe Ihrer Organisation, der Anzahl der Integrationen und der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Eine Implementierung mit Standardeinstellungen ist innerhalb weniger Wochen realisiert; ein Projekt mit Anbindungen an bestehende Systeme, mehreren Integrationen und einer umfangreichen Datenmigration nimmt hingegen einige Monate in Anspruch.

Die größte Zeitersparnis liegt in der Vorbereitung. Erfassen Sie im Vorfeld Ihre Kundenprozesse, Ziele und Datenstruktur. Je präziser diese Grundlage ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Implementierung.

Wann benötigt eine Organisation im öffentlichen Sektor ein CRM-System?

Sie benötigen ein CRM-System, sobald Kontaktdaten und Vorgänge über einzelne Systeme, Tabellen und E-Mail-Postfächer verstreut sind. Wenn Bürger ihre Geschichte immer wieder neu erzählen müssen, Vorgänge zwischen den Abteilungen ins Stocken geraten oder Sie keinen Überblick über Ihre Bearbeitungszeiten haben, ist dies ein deutliches Signal.

Wachstum beschleunigt diesen Bedarf. Je mehr Kunden, Aufträge und Mitarbeiter Sie verwalten, desto unverzichtbarer wird ein zentrales System. Ein CRM sorgt für Struktur und Übersicht, sobald einzelne Tools an ihre Grenzen stoßen.

Verhindert ein CRM, dass Fragen und Anfragen von Bürgern unbeantwortet bleiben?

Ja. Ein CRM-System erfasst jeden Kontakt und wandelt jede Frage, Meldung oder Anfrage in einen Vorgang mit einem Verantwortlichen und einer Frist um. So gerät kein einziger Vorgang durch versäumte Nachverfolgung oder unklare Zuständigkeiten aus dem Blickfeld.

Darüber hinaus überwacht ein CRM Ihre gesetzlich vorgeschriebenen Bearbeitungsfristen und macht sichtbar, wo Fälle ins Stocken geraten. Sie nehmen auf der Grundlage von Fakten Korrekturen vor und steigern so strukturell die Qualität Ihrer Dienstleistungen.

Ist Ihre Frage nicht dabei? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Einfach und schnell

0541 96 25 90 16

Werktags: 09:00 – 17:00 Uhr

info@crmfuehrer.de

Werktags: innerhalb von 24 Stunden

Finden Sie die am besten geeigneten Softwareanbieter

CRM software compare

Wählen Sie Ihre Branche

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse unterscheiden sich je nach Branche. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher andere Funktionalitäten.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Wofür werden Sie das CRM-System hauptsächlich nutzen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Jede CRM-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie angeben, wofür Sie das System nutzen möchten, finden Sie schneller die Anbieter, die genau in diesen Punkten herausragen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Möchten Sie das CRM-System mit anderer Software integrieren?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Die Integration des CRM mit anderen Programmen kann viele Vorteile bringen. Leider ist dies technisch gesehen nicht immer einfach, und einige Anbieter sind darin erfahrener als andere. Geben Sie daher an, was für Sie wichtig ist, damit dies bei der CRM-Auswahl berücksichtigt werden kann. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Wie viel Zeit möchten Sie für die Implementierung des CRM einplanen?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Bei der CRM-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie für eine Implementierung einplanen möchten. Es gibt Anbieter, die Lösungen auf „Plug-and-Play"-Basis anbieten. Es wird kaum individuelle Anpassung vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Das ist ideal für kleinere Unternehmen, die schnell starten möchten, aber weniger geeignet, wenn Sie Komplexität benötigen. Je mehr Zeit Sie sich nehmen, desto mehr Zeit bleibt, die Organisation auf eine Migration vorzubereiten. Wenn Sie diese Informationen nicht zur Hand haben, können Sie diese Frage überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Müssen Stunden im CRM erfasst werden?

Haben Sie einen Außendienst, der mit dem CRM-System arbeiten muss?

An welche Art von Kunden liefern Sie?

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte?

Sind Sie international tätig?

Liegt ihr Hauptsitz in Deutschland?

Warum das bei Ihrer Softwareauswahl wichtig ist: Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie noch gezielter suchen. Wenn Sie gerade keine Antwort auf diese Fragen wissen, können Sie diese auch gerne überspringen.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein

Warum das bei Ihrer CRM-Auswahl wichtig ist: Bei Ihrer Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie viele Personen die Software nutzen werden. In der Regel gilt: Je größer die Organisation, desto komplexer die Implementierung. Dies liegt nicht nur daran, dass alle Benutzer geschult werden müssen, sondern auch die Entscheidungsfindung unterscheidet sich oft von der kleinerer Unternehmen. Der Anbieter muss bei größeren Unternehmen besser mit längeren Entscheidungswegen und Implementierungszeiten umgehen können.
Sabine Fischer
Sabine Fischer
Softwareexperte

Ihre Auswahl wird verarbeitet

  • Matching wird vorbereitet
  • Suche nach passenden Anbietern
  • Ergebnisse werden überprüft
  • Bericht für den Berater wird erstellt

Geben Sie Ihre Daten ein, um das Auswahlergebnis zu erhalten

Es wurden 0 CRM-Anbieter gefunden

Wir prüfen die Auswahl und reduzieren diese auf maximal 7 Systeme.

GDPR
Wir sind DSGVO-konform. Deine Daten nutzen wir nur für deine Auswahl. Mehr erfahren

Vielen Dank für Ihre Anfrage!

Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten.

oder drücken Du Enter